銷售與庫存作業整合：從報價到收款接成一條線

給有庫存、要出貨的買賣業與製造業：報價、訂單、備貨、出貨、發票到收款，每一步都從上一張單據帶資料往下開，訂單上隨時看得到交了多少、收了多少。

解決什麼問題

常見的情況是：業務用 Excel 報價，成交後助理把品項重打成訂單，倉庫再照紙本備貨。客戶要求先出一半，剩下的量靠人記。會計月底才從出貨單補開發票，再手算銷貨成本。想知道一張訂單出了多少、還欠多少，要問三個人。

在拓 ERP，報價單確認後成為訂單，系統開出備貨單並預留現貨。倉庫可以只備好一部分就先驗證，剩下的量自動開成一張「續備」單接著備。業務按「建立本次出貨」，視窗逐列顯示訂購數量、已備貨、已出貨、出貨中與本次可出，填好這一批的數量就開出出貨單，超過可出量的數字會被擋下。

訂單上另有兩個狀態欄：履約狀態（未開始、處理中、部分交付、已交付）和財務狀態（未開票、待收款、部分收款、已結清）。出貨驗證、發票過帳、收款沖帳時，系統會重新計算這兩欄，列表可以直接依它們篩選。

功能

報價與訂單

• 按「改版」把整張報價複製成新版本，單號加上版本尾碼（例如 -V2），同一家族的版本集中在版本紀錄裡；舊版若還是草稿會自動取消。
• 在表單上改單價、數量或增刪明細，系統自動記一筆「修改：單價 1000 → 950」這類紀錄，留下誰改、何時改。
• 在列表勾選舊報價單按「複製成新報價單」，品項、數量、售價整列搬到新單，舊單不動。

備貨與分批出貨

• 一張訂單可以有多張備貨單。備貨單只驗證一部分時，剩下的量自動開成續備單；所有備貨單都完成後，訂單自動變成「已備貨」。
• 「建立本次出貨」可以分很多批出，每批的上限是已備到出貨區、還沒出也還沒開出貨單的量。
• 出車批次：一趟車可以掛多張不同客戶的出貨單，記錄自有車輛與司機，或外包貨運行與託運編號。回來後按「全部驗收」，逐張驗證這趟車上的單。
• 商品可以啟用追蹤編號（序號、批號、箱號等）。收貨時記下供應商與採購單，出貨驗證後編號改成已出貨，並記下客戶與銷售訂單，查一個編號就知道從哪來、到哪去。

發票、成本與收款

• 從訂單產生銷項發票草稿，分錄自動帶入應收帳款、銷貨收入與銷項稅額。同一張訂單可以開多張發票，每次只開「訂單總額減已開發票」的餘額。
• 預設在開立發票時，依產品成本自動加計「借 銷貨成本、貸 存貨」。公司把存貨分錄模式改成「永續」後，改在出貨驗證當下依成本方法（標準成本、移動平均、先進先出）拋帳，開票時不再重複認列。

門市與業務

• POS 收銀：在平板上點選品項結帳，一次完成建單、出貨、開發票、過帳與收款，可回算找零；沒指定客戶時記在「門市散客」，另有每日結帳彙總。
• 業務獎金報表依月份彙總每位業務的訂單、出貨、發票與收款金額，依「業績／獎金規則」設定的金額級距與比例計算獎金，規則可以指定業務與生效期間。

常見問題