內外帳分層：正式帳與管理帳
給需要同時看兩種數字的公司：對外申報與財報用的正式帳，以及主管做內部分析用的管理帳。每張分錄標記帳別，報表一個選單切換，營業稅申報只取正式帳。
解決什麼問題
主管想看的數字常和申報用的數字不同。例如要把總公司費用分攤到各產品線看毛利，或先估列尚未取得憑證的費用看當月損益。這些調整如果記進正式帳，會影響財報與申報；另外用 Excel 做一份，兩份帳過幾個月就對不起來，也說不清楚差異從哪來。
拓 ERP 在每張分錄上有「帳別」欄，三個選項：兩者皆有、外帳、內帳。日常交易維持預設的「兩者皆有」，只有管理用途的調整分錄才標為內帳。報表中心的帳別選單選「正式帳」時，看到兩者皆有加外帳的分錄；選「管理帳」時，看到兩者皆有加內帳的分錄。兩邊共用同一批日常交易，差異只來自標了帳別的那幾筆調整，追得回來。
管理帳用於內部決策分析，不取代依法登載的正式帳簿。
功能
帳別標記
- 分錄的帳別有兩者皆有（預設）、外帳、內帳三種，在分錄表單的「營業稅申報」頁籤設定。
- 由發票登記收付款時，產生的收付款分錄沿用原發票的帳別。
- 期末結轉損益、外幣評價批次、固定資產折舊批次都可以指定帳別。
報表切換
- 試算表、日記帳、總分類帳、明細分類帳、資產負債表、損益表、現金流量表、權益變動表、應收應付帳齡、對帳單、銀行調節、預算對實際都有帳別選單，預設為正式帳。
- 選「全部帳簿」則不過濾；尚未標記帳別的早期資料，在正式帳與管理帳兩邊都會出現。
申報只取正式帳
- 401 申報書、營業稅彙總與媒體申報檔都排除內帳分錄，管理用調整不會進入國稅局申報資料。
修改留痕
- 帳別在過帳後與金額、科目一樣鎖定，不能直接改；要改分類，需以紅字沖銷原分錄後重新開立。
- 過帳後仍允許的其他異動，寫入不可變的異動軌跡，記錄修改人、時間與新舊值。
常見問題
管理帳的資料，哪些人看得到？
帳別是報表的檢視條件，本身不另設查閱權限。能進入報表中心的使用者，都可以在帳別選單切換正式帳、管理帳或全部帳簿。要限制誰能看管理帳，需透過使用者群組控管會計模組與報表中心的使用權限。
已過帳的分錄標錯帳別，可以改嗎？
不能直接改。帳別和金額、科目一樣，在過帳後鎖定。請對原分錄做紅字沖銷，再開一張帳別正確的分錄重新過帳。這樣原分錄、沖銷分錄與新分錄都留在帳上，日後可以追查分類變動的經過。
營業稅申報會不會把內帳的分錄算進去？
不會。401 申報書、營業稅彙總與媒體申報檔都只計入「兩者皆有」與「外帳」的分錄，標為內帳的分錄一律排除。日常交易維持預設的「兩者皆有」，就會同時出現在申報資料與管理帳報表中。