CRM 客戶與商機管理：從詢問到報價接成一條線

給接詢問電話、跑客戶的業務團隊：需求在同一張「銷售機會」表單邊問邊填，談完一鍵轉成正式客戶與報價單，之後報價和訂單的進度會自動回寫商機看板，不用兩邊各更新一次。

解決什麼問題

常見的情況是：客戶資料散在 Excel、名片和通訊軟體裡，業務甲上週問過的公司，業務乙又建一筆。需求談完，要把公司名稱、統編、送貨地址再打一次進報價單。報價成交了，主管看的進度表還停在「報價中」。

在拓 ERP，詢問進來先建一筆銷售機會（也就是商機，一筆還沒成交的生意）。表單由上往下就是訪談順序：客戶與業務資料、需求說明、送貨與現場條件、付款與發票，下面再列需求品項。按「完成需求訪談」時，系統用公司名稱、統編、電話與 Email 比對既有的商機和客戶，疑似重複會先擋下並列出是哪幾筆。

確認不是重複後，按「建立正式客戶並開報價單」，客戶主檔、聯絡人和帶好明細的報價單一次建好。之後業務在報價單、訂單頁操作，商機看板跟著移動：有報價草稿時在「報價中」，訂單成立後在「議約」，訂單完成自動移到「結案」並標為成交。

功能

商機看板

• 銷售機會以看板呈現，每一欄是一個階段，預設有新進、跟進中、報價中、議約、結案五欄，可以新增、改名、排序，拖曳卡片就能換階段。
• 每筆商機記錄負責業務，新建時預設是建檔的人。官網的試用申請表單送出後，也會自動建立一筆商機，等業務認領。
• 看板階段和成交狀態（開始、成交、取消）分開記錄；商機取消時可以填流失原因，紀錄保留不刪除。

需求訪談與查重

• 訪談問卷涵蓋送貨樓層、有無電梯、卸貨限制、付款方式、月結天數、發票類型與寄送方式。勾了「同公司地址」或「同主要聯絡人」，重複的欄位會自動收起來。
• 需求品項逐列記錄品名、對應商品、數量、規格、期望交期與客戶預算，可以附上客戶給的參考照片。
• 客戶來源選「既有客戶」時，帶入客戶主檔和上一次訪談的付款、發票、送貨條件當初始值。新客戶輸入統編後，系統會查這家是否已經建過。

轉報價與跟進

• 訪談沒完成、或標記需要供應商詢價但還沒回覆時，不能轉報價。重複按轉換鈕會開啟既有的報價單，不會建第二張。新客戶自動配發客戶編號。
• 商機頁的「報價紀錄」列出這筆商機底下每一張報價和改版；報價、訂單狀態改變時，系統重新計算商機該在的階段，全部取消時結案並標為取消。
• 填寫聯絡紀錄時寫下「下一步」和「下次跟進」日期，系統自動產生一筆待辦，掛回同一筆商機。
• 在客戶公司或報價單輸入統一編號後按「查詢」，系統從經濟部商工登記公示資料帶入公司名稱、代表人、地址、資本額與登記狀態。

常見問題